Période d’intégration : les bonnes pratiques à privilégier

Longtemps sous-estimée par les entreprises, la phase d’onboarding représente un levier majeur pour placer la relation employeur-collaborateur sur de bons rails, et contribuer à la fidélisation des nouvelles recrues. Les salariés mis à disposition d’un groupement d’employeurs, ou via une ETTP (entreprise de travail en temps partagé), sont eux aussi concernés. Voici quelques conseils dont s’inspirer pour offrir une période d’intégration réellement qualitative et impactante aux nouvelles recrues. 

La quasi-totalité des salariés accorde une grande importance à une bonne intégration dans leur entreprise ; or environ un sur deux a déjà vécu une mauvaise expérience en la matière. Une insatisfaction qui contribue au risque de démission précoce : un tiers des nouvelles recrues a déjà quitté un poste de son plein gré avant la fin de la période d’essai. Ces résultats, issus de l’édition 2024 du baromètre annuel de l’onboarding établi par l’éditeur Workelo, confirment ce que les services RH constatent de plus en plus : la période d’intégration ne doit pas être négligée.

Pour l’entreprise, les enjeux et objectifs sont multiples. Le plus évident reste de bénéficier d’un salarié rapidement opérationnel, acculturé au fonctionnement interne et aux attentes managériales. Plus largement, un onboarding réussi contribue à l’optimisation des coûts de recrutement ; à la fidélisation du collaborateur, donc à moins de turnover et à davantage de stabilité dans le collectif de travail ; au développement d’un sentiment d’appartenance, qui va contribuer à la qualité de vie au travail du salarié et au maintien de sa motivation. La réputation de l’entreprise en tant qu’employeur de référence bénéficie également de cette dynamique vertueuse, ce qui peut lui permettre de recruter plus facilement.

Un processus d’onboarding qui s’inscrit dans la durée

L’entreprise adhérente du groupement d’employeurs, ou cliente de l’ETTP, ainsi que le manager de proximité, sont donc en première ligne pour intégrer efficacement le salarié mis à disposition par 1PACT, et s’assurer ainsi qu’il se sent bien dans son nouvel environnement. Plusieurs dimensions sont à prendre en compte dans la démarche : la culture de l’entreprise et ses spécificités organisationnelles ; le poste de travail et les attentes associées ; le volet relationnel, avec le chef d’équipe et les collègues.

Le parcours d’intégration ne se limite pas à l’accueil du salarié le premier jour. Il a tout intérêt à débuter en amont de son arrivée, par exemple avec l’envoi d’un kit de bienvenue à son domicile ou l’attribution, si besoin, d’un tuteur – par exemple, un collègue expérimenté qui va pouvoir faciliter la prise de poste. L’étape suivante d’onboarding correspond cette fois au jour J : il va être dédié à la découverte, par la nouvelle recrue, de l’environnement de travail et des missions, tâches quotidiennes et procédures associées au métier. L’accueil du nouveau collaborateur par le manager représente une étape essentielle ; en complément, plusieurs activités peuvent être programmées – une visite de l’entreprise, la présentation de toutes les personnes avec lesquelles le salarié sera amené à interagir, la description du fonctionnement quotidien de l’équipe… C’est aussi le moment de lui remettre tous les documents RH utiles, comme le règlement intérieur et le planning des prochaines semaines.

Le rôle-clé du manager dans le parcours d’intégration 

Ces différentes facettes représentent un investissement conséquent pour le manager, mais le ROI à en attendre – notamment la rapidité avec laquelle le salarié sera pleinement opérationnel – est à la hauteur de ses efforts. Dans les jours, voire les semaines suivant la prise de poste, la période d’intégration doit se poursuivre ; le salarié peut avoir des questions, manifester des difficultés pour remplir pleinement les attendus… Il est donc important, pour le chef d’équipe, de rester attentif à ces signes et de se montrer disponible durant cette phase.

Pour aller plus loin et être proactif, il a intérêt à organiser des points réguliers, formels ou non, pour évaluer avec le salarié son intégration et mettre à jour des besoins de clarification. Certaines entreprises proposent à leurs nouvelles recrues de remplir un « rapport d’étonnement » : généralement, il s’agit d’un questionnaire portant sur les impressions et premiers retours d’expérience du salarié. L’occasion, pour l’entreprise, de vérifier auprès des principaux concernés la robustesse et l’efficacité de ses processus d’onboarding, pour les améliorer si besoin. Et d’initier une expérience collaborateur positive pour les salariés mis à disposition.

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